Politica privind supravegherea prin mijloace video

 

A punctului de lucru situat in Bucuresti, sector 2, str. Sergent Nastase Pamfil, nr. 38, etaj 2.

REFERINŢE NORMATIVE SI CONDITII DE LEGITIMITATE

a) Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;
b) Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor
c) Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare;
d) Ordinul nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal; e) Decizia ANSPDCP nr 52 din 31 mai 2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video;
f) Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles;
g) Regulamentul Intern;
h) Fişele posturilor.

DOMENIUL

• Politica se aplică în cadrul activităţii de supraveghere prin mijloace video. Utilizarea sistemului video este necesară pentru buna administrare şi funcţionare a activitatii SC Captiv Concern SRL, în special în vederea supravegherii jocului de escape room, dar si a controlului de securitate şi pază.
• Politica privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video al SC Captiv Concern SRL şi măsurile de protecţie luate de aceasta pentru a proteja datele cu caracter personal, viaţa privata şi alte drepturi fundamentale precum şi interese legitime ale persoanelor filmate de camere.
• Prezenta Politică privind supravegherea prin mijloace video poate fi accesată la adresa de web captive.ro/ .

CONŢINUTUL SI SCOPUL PROCEDURII

Această politică stabileşte:
a) Un set unitar de reguli care reglementează implementarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării bunei desfasurari a jocului de escape room, in scopul asigurarii securităţii persoanelor şi bunurilor, pazei şi protecţiei bunurilor, imobilului si a valorilor SC Captiv Concern SRL, respectând în acelaşi timp obligaţiile ce revin societatii şi măsurile de securitate adoptate pentru protecţia datelor cu caracter personal, protejarea vieţii private, a intereselor legitime şi garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
b) Responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.
Politica privind utilizarea sistemelor video este disponibilă pe pagina de internet a SC Captiv Concern SRL
O revizuire periodică va fi întreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securităţii şi va reanaliza:
(i) necesitatea menţinerii în uz a sistemului;
(ii) îndeplinirea scopului declarant;
(iii) posibile alternative adecvate la sistem si
(iv) prezenta politică respectă în continuare Legea 677/2001

SC Captiv Concern SRL utilizează sistemul de supraveghere video în scopul bunei desfasurari a activitatii, dar si in scop de siguranta si securitate. Cu ajutorul acestui sistem se supravegheaza jocul echipelor in camerele de escape room, se dau indicii, se intervine in cazuri speciale, se monitorizeaza accesul în incinta, se asigură securitatea bunurilor şi siguranţa persoanelor – angajaţi ai SC Captiv Concern SRL si vizitatori/clienti -, precum şi a proprietăţilor şi informaţiilor deţinute.
Sistemul de supraveghere video completează celelalte măsuri fizice de securitate şi ajută la prevenirea si combaterea accidentelor in timpul jocului, dar şi la prevenirea si combaterea si, dacă e cazul, cercetarea accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat la spaţiile securizate. În plus, sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea şi investigarea furturilor de bunuri deţinute de SC Captiv Concern SRL sau la prevenirea, detectarea şi investigarea riscurilor şi ameninţărilor la adresa clintilor si a personalului angajat care îşi desfăşoară activitatea la locaţia supravegheată. Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu foloseşte la monitorizarea activităţii angajaţilor sau la pontaj. Mai mult, sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv in cazul situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).

ZONELE SUPRAVEGHEATE

Sistemul de supraveghere prin mijloace video cuprinde etajul doi al cladirii situate in str. Sergent Nastase Pamfil, nr 38, sector 2, Bucuresti.

Se supraveghează prin mijloace video:
• cele cinci camere de joc:

– Langdon’s Challenge

– Puzzling Colors

– Captive Outside Reality

– Nowhere to hide

– Coca-Cola – The Secret
• receptia;

• amplasarea camerelor a fost atent revizuită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.
• nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al aşteptărilor privind viaţa privată, precum toaletele şi alte locaţii similare.
• în mod excepţional, în cazul unor necesităţi în materie de securitate justificate în mod corespunzător, se pot instala camere în astfel de locuri, însă numai după efectuarea unei evaluări de impact şi după informarea responsabilului cu protecţia datelor personale. În astfel de cazuri, se va amplasa un anunţ specific şi vizibil în locurile respective.

• atat angajatii, cat si clientii SC Captiv Concern SRL sunt instiintati ca sunt supravegheati prin mijloace video.

DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO

Date Speciale
• Sistemul video al SC Captiv Concern SRL nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.
• SC Captiv Concern SRL nu intenţionează să utilizeze sistemul de supraveghere şi în mod ad hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanţă.

 

Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemului 
• În mod convenţional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcţie înregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate înregistra orice mişcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră şi locaţie. Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână. Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Operatorii special instruiţi trebuie sa respecte setările de confidenţialitate şi drepturile de acces.
• Nu există interconexiune cu alte sisteme.

Beneficiile sistemului de supraveghere
• Creşterea controlului asupra desfasurarii jocului in camerele de escape room si prevenirea eventualelor incidente;
• Restricţionarea accesului persoanelor străine;
• Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute;
• Respectarea normativelor şi legislaţiei în vigoare pentru obiectivele cu risc.

PROTEJAREA VIEŢII PRIVATE ŞI SECURITATEA INFORMAŢIILOR

Pentru a proteja securitatea sistemului video şi pentru a spori gradul de protecţie a vieţii, au fost introduse următoarele măsuri tehnice şi organizatorice:
• limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerinţele de securitate; •mediile de stocare (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spaţii securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
• toţi utilizatorii cu drept de acces au semnat declaraţii de confidenţialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu;
• dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaşte, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu;
• toţi membrii personalului (atât externi, cât şi interni) semnează acorduri de confidenţialitate.
• Doar administratorul societatii are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date. Acesta tine în permanent o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces.

ACCESUL LA DATELE PERSONALE ŞI DEZVĂLUIREA ACESTORA

Drepturi de acces
Accesul la imaginile stocate şi/ sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane şi este determinat prin atribuţiile specificate în deciziile interne ale SC Captiv Concern SRL (în ce scop şi ce tip de acces). În special, SC Captiv Concern SRL impune limite în privinţa persoanelor care au dreptul:
• Să vizioneze materialul filmat în timp real: imaginile care se derulează în timp real sunt accesibile responsabililor desemnaţi să desfăşoare activitatea de supraveghere;
• Să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege şi incidentele de securitate, de către persoanele special desemnate;
• Să copieze, să descarce, să şteargă sau să modifice orice material filmat.

 

Instructaj
• Toţi membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire initiala în domeniul protecţiei datelor. Această procedură va fi integrata în programul de instruire şi îndrumare, pentru toţi utilizatorii cu drept de acces şi atribuţii în operarea sistemului de supraveghere video.

Măsuri de păstrare a confidenţialităţii
După instructaj, fiecare participant semnează o declaraţie de confidenţialitate.

Dezvăluirea datelor cu caracter personal
• Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, şi pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost colectate iniţial pentru prelucrare (de securitate şi control acces). Orice situaţie de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului într-un Registru de evidenţă a cazurilor de dezvăluire.
• SC Captiv Concern SRL are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă săvârşirea unor fapte de natură penală.
• Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenţei la program sau evaluarea performanţei la locul de muncă. În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise mai sus, se poate acorda acces Comisiei Disciplinare, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile şi libertăţile unei persoane.
• Orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte camerele video este indicata în registrul de investigaţii, iar SC Captiv Concern SRL va fi informata în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

DURATA DE STOCARE

• Durata de stocare a datelor obţinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proportional cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depăşeşte 30 de zile, după care se şterg prin procedură automata în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăşi limitele normale în funcţie de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.
• Dacă durata de stocare depăşeşte termenul prevăzut prin prezenta politică, aceasta se va consemna în Registrul înregistrărilor care depăşesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

SC Captiv Concern SRL garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin personelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video şi cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Procedura de acces la date cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate
• Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar şi permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă şi localizat în zona supravegheată, astfel incat să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere, dar şi pentru a comunica informaţiile esenţiale privind prelucrarea datelor personale.
• Persoanele vizate sunt atenţionate asupra existenţei sistemului de supraveghere video prin Regulamentul Intern al Companiei care cuprinde si scopul prelucrării

Exercitarea drepturilor de acces, intervenţie şi opoziţie
• Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc deţinute de SC Captiv Concern SRL, de a solicita intervenţia (ştergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucărilor, conform legii.
• Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca şi/sau şterge date cu caracter personal ca urmare a utilizării camerelor video ar trebui să fie adresată SC Captiv Concern SRL.
• Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă în termen de 30 zile calendaristice. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care va urma pentru soluţionarea cererii. •Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor). În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere. De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă astfel încât utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai usor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor.
• Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.